DGUV Vorschrift 1: Leitfaden für Arbeitgeber, HSE- und HR-Manager

DGUV Vorschrift 1 – Der Leitfaden für Arbeitgeber, HSE- und HR-Manager

Arbeitsschutz ist mehr als Pflicht – er ist ein strategischer Erfolgsfaktor. Wer Sicherheit und Gesundheit systematisch managt, senkt Ausfallzeiten, stärkt Vertrauen und belegt Professionalität gegenüber Mitarbeitenden, Kund:innen und Auditor:innen. Die DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ bildet dafür das Fundament: Sie definiert Pflichten, Zuständigkeiten und Prozesse, mit denen Unternehmen Unfälle, Berufskrankheiten und arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren wirksam verhindern.

Dieser Leitfaden fasst zusammen, was die DGUV Vorschrift 1 verlangt, welche Dokumentationspflichten gelten (inkl. Verbandbuch) und wie Sie diese digital, DSGVO-konform und auditfähig umsetzen – praxisnah für HSE-Verantwortliche und HR-Manager:innen.

Was regelt die DGUV Vorschrift 1?

Die DGUV Vorschrift 1 gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, die mindestens eine Person beschäftigen. Sie definiert die Grundsätze der Prävention:

• Organisation des Arbeitsschutzes: Verantwortung liegt beim Arbeitgeber.
• Gefährdungsbeurteilung: Risiken erkennen, bewerten, minimieren.
• Unterweisungen: Mitarbeitende regelmäßig und wirksam schulen.
• Erste Hilfe & Notfallmanagement: Ersthelfer benennen, Material bereitstellen.
• Dokumentation: Vorfälle und Erste-Hilfe-Leistungen nachvollziehbar erfassen.

Pflichten für Arbeitgeber und Beschäftigte

Arbeitgeber müssen wirksame Schutzmaßnahmen planen, umsetzen und überprüfen – inklusive Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, Erste-Hilfe- Organisation und Dokumentation. Beschäftigte haben eine Mitwirkungspflicht: Gefahren melden, Weisungen befolgen, bereitgestellte Schutzausrüstung nutzen und Unfälle sowie Beinahe-Ereignisse melden.

Dokumentationspflicht: Verbandbuch & Erste Hilfe (§ 24)

Besonders relevant ist § 24 – Erste Hilfe: Jede Erste-Hilfe-Leistung ist zeitnah, vollständig und nachvollziehbar zu dokumentieren – traditionell im Verbandbuch. Erfasst werden u. a. Datum/Uhrzeit, betroffene Person, Art der Verletzung, Maßnahmen, verantwortliche Person. Ziel ist die Nachvollziehbarkeit bei Versicherungsfällen oder späteren Gesundheitsfolgen.

In der Praxis erweisen sich Papierlösungen oft als fehleranfällig (Lücken, Lesbarkeit, Verfügbarkeit über Standorte hinweg). Digitale Verbandbücherlösen dieses Problem mit strukturierten Formularen, Zugriffskontrollen, Auswertungen und revisionssicherer Speicherung.

Digitalisierungspflicht ab 2028: Unfallanzeigen nur noch digital

Ein wichtiger Meilenstein: Ab dem 1. Januar 2028 müssen Arbeitsunfälle, Wegeunfälle, Schülerunfälle und Berufskrankheiten gegenüber den Berufsgenossenschaften und Unfallkassen ausschließlich digital gemeldet werden. Bis zum 31. Dezember 2027 läuft eine Übergangsfrist, in der auch Papier noch akzeptiert wird. Diese Änderung folgt der Novellierung der Unfallversicherungs-Anzeigeverordnung (UVAV) und unterstreicht den Trend zu digitalen, auditfähigen Arbeitsschutzprozessen. Hinweis: Diese Pflicht betrifft die externe Unfallanzeige an die Träger – für die interne Dokumentation (z. B. Verbandbuch) empfiehlt sich die Digitalisierung jedoch ebenso dringend aus Compliance- und Effizienzgründen.
(Quelle: DGUV-Pressemitteilung zur UVAV-Novellierung; BG/UK-Kommunikationen)

„Wer seine Dokumentation digital, strukturiert und rollenbasiert führt, ist Audit-ready: weniger Aufwand, bessere Datenqualität – und volle Nachvollziehbarkeit.“

Vorteile der digitalen Umsetzung

Moderne HSE-Lösungen wie Verbandbuch Digital erfüllen DGUV- und DSGVO-Anforderungen und bieten messbare Vorteile:

• Rechtssicherheit & Compliance: Revisionssichere Speicherung, protokollierte Zugriffe, automatisierte Aufbewahrungs- und Löschfristen.
• Zeitsparend & unkompliziert: Einträge per QR-Code direkt am Arbeitsplatz – ohne Installation. Vollständige, konsistente Daten.
• Transparenz & Steuerung: Dashboards für Meldungen, Trends, Ursachen; zentrale Steuerung über Standorte hinweg; präventive Maßnahmen ableiten.
• Datenschutz & Rollen: Fein granulierte Rollen-/Rechtekonzepte beschränken Einblick auf das Notwendige – ein Plus für Datenschutz und Vertraulichkeit.
• Integration & API: Sichere REST-API zur Anbindung an HR-, ERP- oder Compliance-Systeme – weniger Medienbrüche, weniger Doppelpflege.

Praxisbeispiel: Mehr Standorte, weniger Aufwand

Ein Produktionsunternehmen mit fünf Standorten ersetzt papierbasierte Verbandbücher durch eine digitale Lösung. Ergebnis: >60 % weniger Dokumentationsaufwand, einheitliche Datenqualität, zentrale Auswertungen und deutlich schnellere Audit-Vorbereitung. Wiederkehrende Ursachen werden sichtbar (z. B. Verletzungen in bestimmten Arbeitsbereichen) und gezielte Unterweisungen lassen sich planen – nachweisbar wirksame Prävention.

DSGVO, Aufbewahrung & Betroffenenrechte

Gesundheitsdaten sind besonders schutzwürdig. Daher braucht es klare Prozesse für Zugriffskontrolle (rollenbasiert), Datenminimierung, Auskunft & Löschung sowie Aufbewahrungsfristen. Digitale Systeme bilden diese Anforderungen standardisiert ab: Exportfunktionen, automatisierte Löschkonzepte und revisionssichere Protokolle sind Bestandteil eines auditfähigen Setups.

Fazit: Jetzt digital aufstellen – 2028 im Blick

Die DGUV Vorschrift 1 ist keine bürokratische Hürde, sondern eine Chance: Sie schafft Sicherheit, Transparenz und Professionalität. Mit Verbandbuch Digitalsetzen Unternehmen die Anforderungen DGUV- und DSGVO-konform um, reduzieren Aufwand und sind bereit für 2028, wenn die digitale Meldung an die Unfallversicherungsträger verbindlich wird. Wer heute auf digitale, auditfähige Prozesse setzt, vermeidet Engpässe morgen.